Googleドライブの公開設定って、ミスるとまずいよね・・・？
インターネットに繋がってさえいれば便利に使えるGoogleドライブ、仕事やプライベートで使っている人も多いと思いますが、重要なファイルや人に見られたくないファイルを扱うときは、公開設定に気を遣いますよね。
特定の人にだけ共有するつもりが、設定を間違ってしまうと全世界に公開、という状態にもなりかねません。
この記事では、Googleドライブの公開設定の種類やシーン別の設定、具体的な設定方法などを解説していきます。
Googleドライブの公開設定の種類
Googleドライブの公開設定は「非公開（自分のみ）」「特定のユーザーに公開（共有）」「リンクを知っている全員に公開（共有）」の3種類があります。
なお、以前は「一般公開」という、何の制限もなくインターネット上に公開され、検索エンジンにも引っかかるような公開方法がありましたが、現在では一般公開はできないようになっています。
非公開（自分のみ）
対象のファイルやフォルダに、自分のGoogleアカウントでしかアクセスできない設定です。
Googleドライブにファイルをアップすると、デフォルトではこの設定になっていますので、ファイルをアップしただけでは他のユーザーとファイルやフォルダを共有することはできません。
特定のユーザーに公開（共有）
ある特定のユーザー（Googleアカウント）に対して、対象のファイルやフォルダへのアクセス権限を与える設定です。
権限を与えるユーザーは1人でも複数でも可能。ただし相手のGoogleアカウントに対して権限を与えるので、Googleアカウントを持っていない相手にこの方法で共有することはできません。
リンクを知っている全員に公開（共有）
ユーザーを限定せず、インターネット上の誰もが対象のファイルやフォルダへアクセスできるようになる設定です。
ただしこの設定を行う際に、ファイルやフォルダへアクセスするためのリンクが発行されるので、原則としてこのリンクを知っており、直接リンクを開いた人しかアクセスすることはできません。（検索エンジンなどから検索してたどりつくことはできない）
しかしながら、次のようなケースでリンクが流出してしまうと、共有する意図していなかった人にもアクセスを許してしまうため、最もリスクの高い公開設定であると言えます。
・Aさんだけに共有するつもりでリンクを教えたら、Aさんがリンクを拡散した
・リンクを記載したファイルが入ったUSBや、リンクを印刷した紙を紛失した・盗難にあった
Googleドライブの公開設定はそれぞれどんなときに使う？
Googleドライブの3種類の公開設定は、それぞれ次のようなケースの時に使います。
非公開（自分のみ）
デフォルトの設定であり、基本的には全てこの公開設定となります。特に他の人と共有する必要がなく、自分の作業用ファイル、あるいはバックアップファイルなどはこの設定のままで構いません。（というより、自分だけが使うファイルならば他の設定にする理由がありません）
特定のユーザーに公開（共有）
・友達とファイルやフォルダを共有したい
など、ある決まった特定のユーザーとだけファイル・フォルダを共有したい場合に利用します。例えばAさん、Bさんの2人に共有したいファイルがあったとしたら、AさんBさんだけを設定すれば、その2人と自分としかファイル・フォルダにはアクセスできず、そのほかの第三者がアクセスすることはできません。
ただし注意したいのは、相手がGoogleアカウントを持っていなければ、共有先として設定できないという点です。
共有したい相手がGoogleアカウントを持っていない場合は、「リンクを知っている全員に公開（共有）」の設定にするか、もしくは相手にGoogleアカウントを取得してもらいましょう。（できれば後者を推奨します）
リンクを知っている全員に公開（共有）
Googleアカウントを持っていなくても、リンクさえ知っていれば誰でもファイル・フォルダにアクセスできる設定です。この設定は次のようなケースで有用です。
・共有相手がGoogleアカウントを持っていない場合
・第三者に見られても差し支えない場合
「不特定多数にファイル・フォルダを見せたい場合」ですが、例えばSNSやチャット、メルマガなどで営業用資料を流すケースなどが考えられます。
それなりのファイルサイズがあるので添付するのも気が引けるし、営業用資料なので誰に見られても構わない・・という場合はこの公開設定を採用することになります。
また「共有相手がGoogleアカウントを持っていない場合」もこの公開設定を適用することになります。ただこれは先に説明したとおり、できれば共有相手にGoogleアカウントを取得してもらい、「特定のユーザーに公開（共有）」の設定にすることをおすすめします。
最後に「第三者に見られても差し支えない場合」ですが、そもそも公開されている資料を共有する場合であったり、個人的なメモで誰に見られても構わないようなものを共有する、という場合はこの公開設定でも構いません。
「リンクを知っている全員に公開（共有）」の設定にすると、相手がファイル・フォルダを見るときにGoogleアカウントへのログインをする必要がなく、リンクをクリックすればすぐに見れるというメリットがありますので、第三者に閲覧されても構わないものであればこの公開設定を採用しても良いでしょう。
Googleドライブの公開設定の確認方法（スマホアプリの場合）
それでは具体的に、対象のファイルやフォルダの公開設定を確認する方法を解説します。設定が気になるファイルやフォルダがある場合は、次の手順に沿って確認してみてください。
スマホアプリの場合、まずは対象のファイルの右側に表示されている三点リーダをタップします。
出てきたメニューの中から「ユーザーやリンクを管理」をタップします。
リンク設定が「制限付き」となっており、「アクセス権があるユーザー」が自分のGoogleアカウントのみである場合は、デフォルト設定である「非公開（自分のみ）」です。
特定のユーザーに公開（共有）している場合は、自分のGoogleアカウントの他に、共有している別のユーザーのGoogleアカウントも表示されます。
「リンクを知っている全員に公開（共有）」の設定の場合は、リンク設定の項目で「リンクを知っている全員」と表示されます。
Googleドライブの公開設定の確認方法（PCの場合）
PC版のGoogleドライブの場合、ファイル名の横、またはフォルダアイコンの中に人のマークがついていない場合は「非公開（自分のみ）」の設定となっています。
人のマークがついている場合は特定または不特定とのユーザーとの共有状態にあるので、右クリックして出てきたメニューの中から「共有」をクリックしてください。
「ユーザーやグループとの共有」ウインドウで、自分以外のGoogleアカウントが表示されている場合は、そのアカウントの所有者と共有している状態です。
また「リンクを取得」ウインドウで「このリンクを知っているインターネット上の全員が閲覧できます」と表示されている場合は、リンクを知っている不特定多数と共有している状態となります。
設定方法（スマホアプリの場合）
基本的にはどのファイルも最初は「非公開（自分のみ）」の公開設定になっているので、この状態から
・不特定多数に公開（共有）したい場合
についてそれぞれ解説します。
特定のユーザのみに公開（共有）したい場合
対象のファイル（フォルダ）名の右側の三点リーダをタップします。
出てきたメニューの中から「ユーザーやリンクを管理」をタップします。
ウインドウ右上にある、人型のマークをタップします。
「ユーザーまたはグループを追加」の欄に、共有したい相手のGoogleアカウント（Gmailのアドレス）を入力します。
共有したい相手を追加すると、追加した相手が画面上に表示されるので、権限を設定しましょう。「編集者」と書いてある文字をタップすると、権限設定メニューを開くことができます。
「閲覧者」「閲覧者（コメント可）」「編集者」のうち、相手に与えたい権限を選んでタップしましょう。
ここまで設定が終わったら、最後に右下の紙飛行機のマークをタップすれば、相手にファイル・フォルダを共有したことをお知らせするメールが届きます。
不特定多数に公開（共有）したい場合
三点リーダのタップ、「ユーザーやリンクを管理」をタップするところまでは、先ほどの設定操作と同じです。不特定多数に公開する場合は、この画面のリンク設定で「制限付き」と書かれている部分をタップしましょう。
するとリンク設定のメニューが開きますので、再度「制限付き」の文字をタップします。
ここまでくると、「リンクを知っている全員」という文字が表示されますので、これをタップします。
これで不特定多数への公開（共有）が完了です！
なお最後に、共有者に与える権限を設定します。デフォルトでは「閲覧者」になっているためファイルを閲覧した人は編集することができませんが、もし共有者に編集もさせたい場合は、この画面で「閲覧者」の文字をタップすると権限設定メニューが開くので、ここで「編集者」を選択してください。
ちなみにこの共有したファイル（フォルダ）へのリンクは、右上のクリップマークをタップすると取得することができます。
クリップマークをタップすると「リンクをクリップボードにコピーしました」と表示されるので、メールやメモ帳などで「貼り付け」すれば共有用のリンクを表示することができます。
設定方法（PCの場合）
次にPCの場合の操作を解説します。
この場合もやはり最初は「非公開（自分のみ）」の公開設定になっているので、この状態から
・不特定多数に公開（共有）したい場合
についてそれぞれ解説します。
特定のユーザのみに公開（共有）したい場合
ファイル名を右クリックし、「共有」を選択します。
「ユーザーやグループと共有」のウインドウが表示されるので、共有したい相手のGoogleアカウント（Gmailのアドレス）を入力します。
共有したい相手を追加すると、追加した相手が画面上に表示されるので、権限を設定しましょう。「編集者」と書いてある文字をタップすると、権限設定メニューを開くことができます。
「閲覧者」「閲覧者（コメント可）」「編集者」のうち、相手に与えたい権限を選んでタップしましょう。
ここまで設定が終わったら、最後に右下の「送信」ボタンをタップすれば、相手にファイル・フォルダを共有したことをお知らせするメールが届きます。
不特定多数に公開（共有）したい場合
ファイル名を右クリックし「共有」を選択するところまでは、先ほどの設定操作と同じです。不特定多数に公開する場合は、この画面の「リンクを取得」のメニューの「リンクを知っている全員に変更」の文字をクリックします。
これだけで、不特定多数への公開（共有）が完了です！
なお最後に、共有者に与える権限を設定します。デフォルトでは「閲覧者」になっているためファイルを閲覧した人は編集することができませんが、もし共有者に編集もさせたい場合は、この画面で「閲覧者」の文字をタップすると権限設定メニューが開くので、ここで「編集者」を選択してください。
ちなみにこの共有したファイル（フォルダ）へのリンクは、画面上に表示されていますので、これを全選択してコピーするか、もしくはリンク右側の「リンクをコピー」の文字をクリックすることで、簡単にコピーすることができます。
あとはメールやメモ帳などで「貼り付け」して共有先の相手にリンクをお知らせしましょう。
Googleドライブの公開設定まとめ
ここまで、Googleドライブの公開設定の種類やシーン別の設定、具体的な設定方法（手順）について解説してきました。
共有設定でおさえておくポイントとしては、
・特定のユーザーへのファイル共有と、不特定多数へのファイル共有の設定が選択できる
・特定のユーザーへの共有の場合、相手がGoogleアカウントを持っている必要がある
・原則は特定のユーザーへのファイル共有が安全だが、ファイルに機密性がなければ不特定多数への公開でもよい
といったところかと思います。
ファイルやフォルダを公開（共有）するときは、適切な設定を選ぶようにしましょう！
コメント